Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Welterbestadt Quedlinburg

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation gemäß § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung sind die von der Welterbestadt Quedlinburg veröffentlichten E-Mail-Adressen, Online-Formulare oder das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo).

Die Welterbestadt Quedlinburg bietet mit der Einführung der virtuellen Poststelle, realisiert durch das „besondere Behördenpostfach“ (beBPo), die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen und vertraulichen (verschlüsselten) elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 1 VwVfG LSA i.V.m. § 3a VwVfG bzw. nach Vorschriften aus Spezialgesetzen. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger oder die Empfängerin hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Welterbestadt Quedlinburg eröffnet diese Zugänge nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Dienststelle und Ihren Organisationseinheiten gelten. Sie gelten ausdrücklich nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

2. Regeln der elektronischen Kommunikation

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).

2.1. Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.

2.1.1.  E-Mail-Versand an die Dienststelle

Formfreie Vorgänge oder Anfragen können weiterhin per E-Mail an alle auf https://www.quedlinburg.de/ oder in Briefköpfen der Dienststelle genannten E-Mail-Adressen geschickt werden, die dafür nach folgendem Muster eingerichtet sind: <fachamt>@quedlinburg.de.

2.1.2. E-Mail-Versand an Bedienstete der Verwaltung

Sind E-Mail-Adressen von Bediensteten der Stadtverwaltung veröffentlicht oder auf Briefköpfen ausgewiesen, können an diese auch formfreie Vorgänge oder Anfragen gesandt werden, die dafür nach folgendem Muster eingerichtet sind: <vorname.nachnahme>@quedlinburg.de.

2.1.3. Verschlüsselte und/ oder signierte E-Mail

Sollen zur Sicherung der Vertraulichkeit Informationen elektronisch verschlüsselt und/oder signiert an die Dienststelle gesendet werden, so stehen dafür verschiedene Lösungen über das EGVP unter www.egvp.de zum Download zur Verfügung.

2.2. Formgebundene Vorgänge

Bei Vorgängen, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie mit Hilfe eines auf dem EGVP basierenden Postfachs (www.egvp.de) an die entsprechenden Adressen der Dienststelle rechtsverbindlich, vertraulich und sicher elektronisch versenden. Für den Empfang von verschlüsselten und/oder signierten Vorgängen oder Anfragen hat die Welterbestadt Quedlinburg „eine Elektronische Poststelle“ (Eingangsstelle) eröffnet.

Aus technischen Gründen gehen derzeit alle Vorgänge an einer zentralen Stelle ein und werden von dort an die zuständigen Bereiche weitergeleitet. Sofern der Absender aus Gründen der Vertraulichkeit ausschließlich mit der zuständigen Stelle kommunizieren möchte, ist der Zugang über die „Elektronische Poststelle“ nicht zu verwenden, sondern der normale Postweg oder die persönliche Vorsprache zu wählen.

Die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Welterbestadt Quedlinburg über die „elektronische Poststelle“ ist nicht zulässig.

2.3. Online-Dienste

Die Schriftform kann auch durch die unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt werden.

Die unter dem nachfolgenden Link abrufbaren Online-Dienste bieten somit ebenso eine rechtssichere Möglichkeit der elektronischen Einreichung verschiedener Vorgänge. Die Einreichung auf diesem Weg ersetzt ebenfalls die eigenhändige Unterschrift und setzt Rechtsfristen in Gang.

https://www.quedlinburg.de/Rathaus/Bürgerservice/Was-erledige-ich-wo-/ 

Bisher ist bei Nutzung der Online-Dienste nur die erstmalige Übermittlung von bestimmten Anträgen möglich. Die weitere Kommunikation und ggf. die Nachsendung von Unterlagen können auf diesem Weg derzeit nicht stattfinden.

3.  EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)

Für den Versand und den Empfang von verschlüsselten und/oder signierten Vorgängen oder Anfragen an die Welterbestadt Quedlinburg ist das EGVP zu nutzen.

Hierfür stehen auf der Seite des EGVP verschiedene Lösungen zur Verfügung. Neben kostenpflichtigen Produkten besteht für natürliche Personen auch die Möglichkeit, das „Mein Justizpostfach“ (MJP) als kostenlose Browseranwendung zu nutzen (https://mjp.justiz.de/#/).

4.  Rahmenbedingungen für die Nutzung elektronischer Zugänge

4.1. Allgemeine Rahmenbedingungen

Da in der Welterbestadt Quedlinburg nicht alle Dateiformate verarbeitet werden können, sind nur folgende gängige Formate zur Übermittlung zugelassen:

Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) dürfen nicht übermittelt werden.

Bitte senden Sie keine elektronischen Nachrichten (E-Mail), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Dieses sogenannte „Einschreiben per E-Mail“ stellt keine rechtlich verbindliche Zustellung dar und wird aus Sicherheitsgründen durch die Stadtverwaltung Quedlinburg nicht abgerufen.

Übersandte Vorgänge, die diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechen, erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung an die Behörde.

Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Quedlinburg davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf das betreffende Anliegen auf diesem elektronischen Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen.

4.2. Besondere Rahmenbedingungen für die Nutzung von Mein Justizpostfach (EGVP/beBPo/eBo)

Für die Nutzung des MJP wird zur Identifizierung ein BundID-Konto benötigt. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Einrichtung einer BundID finden Sie hier:
https://id.bund.de/de.

Die Angabe einer vollständigen und richtigen Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig.

Jeder übermittelten Nachricht im MJP (beBPo) können Dateianhänge (maximal 1.000 Anlagen) hinzugefügt werden. Diese dürfen eine maximale Größe von insgesamt 200 MB nicht überschreiten.

5.  Sicherheitshinweise

Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer zugelassenen Signaturkarte erfolgen. Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden. Der Inhaber der Signaturkarte trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch die PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Kunden übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist. Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.

6.  Gewährleistung/Haftung

Die Nutzung der „Elektronischen Poststelle“ erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die Welterbestadt Quedlinburg übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadenersatzansprüche gegen die Welterbestadt Quedlinburg sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.

7.  Hilfe und weitergehende Informationen

https://www.egvp.de/ 

https://mjp.justiz.de